Tietosuojakäytäntö

Laadittu 23.5.2018. Viimeisin muutos 12.1.2026

REKISTERINPITÄJÄ

SaimaanVirta ry, Karhumäenkatu 6, 55120 IMATRA

TIETOSUOJAVASTAAVA

Toiminnanjohtaja Mika Salminen
p. 040 538 1860
mika.salminen@saimaanvirta.fi

REKISTERIT

Valmentautujarekisteri

Jäsenrekisteri

Työpalveluiden asiakasrekisteri

Työntekijärekisteri

Kameravalvonnan rekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on asiallinen yhteys henkilön ja SaimaanVirta ry:n välillä, henkilön suostumus, henkilön SaimaanVirta ry:lle antama toimeksianto tai lakisääteinen peruste.

REKISTEREIDEN TIETOSISÄLTÖ

SaimaanVirta ry:ssä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat

Valmentautujien sekä palkkatukityösuhteessa olevien työ- ja toimintakyvyn arviointi
Opiskelijan arviointi
ESR-hankkeiden vaatiman tiedon tuottaminen
Työpalvelun ostavan asiakkaan palvelun tuottaminen
Tilastointi
Myyntilaskutus
Henkilöstöhallinto, työsuhteeseen ja palkanmaksuun liittyvät asiat
Turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen, ilkivallan ja rikostapauksien ennaltaehkäisy ja selvittäminen

SaimaanVirta ry kerää vain toiminnan sekä tietojen käyttötarkoituksen kannalta oleellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset ja perusteet. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tai vanhentuneet tiedot, tai sellaiset tiedot, joiden käsittelylle ja säilyttämiselle ei enää muutoin ole perustetta, hävitetään tietoturvallisesti.

ARKALUONTOISET HENKILÖTIEDOT

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty. Tämä kielto määrätään henkilötietolain 11 §:ssä. Arkaluonteisina pidetään tietoja, jotka on tarkoitettu kuvaamaan henkilön rotua tai etnistä alkuperää; henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista; rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta; henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia.

Arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta on kuitenkin lukuisia poikkeuksia, jotka on lueteltu henkilötietolain 12 §:ssä. Merkittävimpiä poikkeuksia käsittelykieltoon ovat rekisteröidyn antama suostumus ja lakiin perustuva velvollisuus tai oikeus käsitellä niitä.

SaimaanVirta ry:llä poikkeuksen voivat muodostaa:

Työsuhteessa olevan henkilön osalta ammattiliittoon kuulumiseen liittyvä tieto, mikäli työntekijä toimittaa valtuutuksen AY-jäsenmaksun perimiseen palkasta sekä terveydentilaan, sairauteen tai vammaisuuteen liittyvät tiedot työntekijän työsuhteeseen ja työssä suoriutumiseen liittyen.

Asiakassuhteessa olevan henkilön osalta asiakkaan terveydentilaan, sairauteen tai vammaisuuteen liittyvät tiedot sekä sosiaalihuollon tarpeeseen tai sosiaalihuollon palveluiden, tukitoimien ja muiden sosiaalihuollon etuuksien osalta sosiaalihuollon tukipalveluun ja palvelusopimukseen liittyen.

SÄÄNNÖLLISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan henkilöiltä itseltään työsuhteen tai valmennusjakson alkaessa sekä asiakkaan palvelun tai tilaustyön tekemisestä sopimisen yhteydessä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Säännönmukaisia luovutuksia ei tehdä. Luovutettavat tiedot liittyvät valmentautujien työ- ja toimintakyvyn arviointiin. Tiedot luovutetaan ainoastaan valmentautujien suostumukselle. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Palveluiden datakeskukset sijaitsevat pääsääntöisesti EU/ETA-alueella. Mikäli palveluntarjoaja käyttää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle sijoittuneita yrityksiä tietojärjestelmiensä ylläpitoon, tiedot siirretään ja tallennetaan tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa. Järjestelmien sisältämät henkilöt ja henkilötiedot pseudonymisoidaan, eli niistä ei ilman lisätietoja voi suoraan yksilöidä tiettyä henkilöä. Palveluntarjoaja varmistaa riittävän tietosuojan tason sopimuksin tai muutoin tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

SaimaanVirta ry:n rekistereiden tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain SaimaanVirta ry:n toimihenkilöt niiltä osin, jotka ovat tarpeellisia työn suorittamisen kannalta.

Sähköiset järjestelmät: Sähköisiin järjestelmiin sekä henkilöstön tietokoneisiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla salasanoilla. Kuhunkin järjestelmään on pääsy vain niillä henkilöillä ja siinä laajuudessa, jossa kyseinen henkilö tarvitsee järjestelmää työtehtävien hoitoon.

Manuaaliset arkistot: Työsopimukset, verokortit sekä muu manuaalinen aineisto säilytetään SaimaanVirran toimistolla, lukituissa tiloissa. Lukittuihin tiloihin on pääsy sähköisesti valvotuilla, henkilöittäin yksilöitävissä olevilla avaimilla.

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilöstöhallinnon rekisteriin tallennetut henkilön tiedot poistetaan rekisteristä kymmenen (10) vuoden kuluttua työsuhteen päättymisestä.

Sähköiset rekisterit poistetaan järjestelmästä sekä palvelimen tallennussijainnista, manuaaliset arkistot tuhotaan silppurissa.

TARKASTUSOIKEUS

Henkilöllä on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot:

Tarkastuspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallisen, allekirjoitetun tarkastuspyynnön osoitteeseen: SaimaanVirta ry, tietosuojavastaava, Tarkastamonkuja 3, 55800 IMATRA.
Tarkastuspyyntö toimitetaan tietosuojavastaavalle, joka kutsuu henkilön kahden (2) viikon sisällä pyynnön saapumisesta toteutettavaan tarkastukseen SaimaanVirta ry:n hallinnon tiloissa.
Käyttäessään tarkastusoikeuttaan henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
Tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa veloituksetta, tämän jälkeen veloitus 60 €/kerta saman kalenterivuoden aikana tehdyistä pyynnöistä.
Tietoja ei luovuteta asiakkaalle mukaan.

TIEDON KORJAAMINEN

Rekisteröity voi henkilötietolain 29 §:n mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan ilmoittamalla siitä kirjallisesti tietosuojavastaavalle.